GINCU — Kebijakan Privasi / Privacy Policy

Dokumen ini menjelaskan bagaimana GINCU memproses data pengguna. / This document explains how GINCU processes user data.

← Home Bahasa Indonesia English

Bahasa Indonesia

Nama Layanan:
GINCU (aplikasi internal catatan & tugas)

Pengelola/Operator:
PT Global Intermedia Nusantara

Kontak Privasi:
info@gi.co.id

Tanggal Berlaku:
08 Februari 2026

1. Ringkasan

GINCU adalah aplikasi internal untuk mengelola catatan, tugas, komentar, lampiran, dan workflow kerja. Jika diaktifkan, GINCU dapat mengirim notifikasi melalui WhatsApp (WhatsApp Business API) kepada pengguna. Data utama tetap disimpan dan diproses di sistem GINCU, bukan di WhatsApp.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kami dapat mengumpulkan dan memproses data berikut (sesuai fitur yang dipakai):

Identitas akun: nama, email/ID internal, unit/divisi/role.
Nomor WhatsApp: untuk pengiriman notifikasi atau interaksi bot (jika diaktifkan).
Konten kerja: catatan, tugas, komentar, metadata (judul, tag, status, deadline).
Lampiran: file yang diunggah (mis. dokumen/foto) dan metadata file.
Log teknis: alamat IP, user-agent, waktu akses, jejak audit (siapa mengubah apa dan kapan).
Pesan WhatsApp terkait layanan: isi pesan yang Anda kirim ke nomor resmi layanan (jika ada), termasuk metadata pengiriman/penerimaan.

3. Tujuan Penggunaan Data

Menyediakan fitur inti GINCU (catatan, task, workflow, kolaborasi).
Notifikasi operasional (mis. task assigned, komentar baru, pengingat deadline).
Keamanan, pencegahan penyalahgunaan, dan audit internal.
Perbaikan layanan, troubleshooting, dan pemantauan performa.

4. Dasar Pemrosesan

Pemrosesan data dilakukan untuk kepentingan operasional organisasi/perusahaan dan penyediaan layanan internal. Jika diwajibkan, pemrosesan dapat dilakukan berdasarkan persetujuan pengguna (contoh: mengaktifkan notifikasi via WhatsApp).

5. Berbagi Data (Data Sharing)

Kami tidak menjual data Anda. Kami dapat berbagi data secara terbatas dengan:

Penyedia infrastruktur: hosting/server, penyimpanan, dan monitoring (sesuai kebutuhan operasional).
WhatsApp/Meta (WhatsApp Business API): hanya data yang diperlukan untuk mengirim/ menerima pesan sesuai fitur notifikasi.
Pihak berwenang: jika diwajibkan oleh hukum atau perintah yang sah.

6. Retensi Data

Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan operasional dan kepatuhan internal. Log/audit dapat disimpan lebih lama untuk kebutuhan keamanan dan akuntabilitas. Kebijakan retensi dapat berbeda per organisasi dan dapat diperbarui.

7. Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar, seperti kontrol akses berbasis peran, audit trail, enkripsi saat transit (HTTPS), dan praktik hardening sistem. Namun, tidak ada sistem yang 100% aman.

8. Hak Pengguna

Anda dapat meminta:

akses dan salinan data tertentu,
perbaikan data yang tidak akurat,
penghapusan atau pembatasan pemrosesan (sesuai kebijakan dan kebutuhan audit/kepatuhan),
menonaktifkan notifikasi WhatsApp (jika fitur tersedia untuk organisasi Anda).

Permintaan dapat diajukan melalui email: info@gi.co.id

9. Anak-anak

GINCU ditujukan untuk penggunaan internal organisasi dan bukan ditargetkan untuk anak-anak.

10. Transfer Lintas Negara

Jika infrastruktur (hosting, WhatsApp API, atau penyedia layanan) berada di luar negara Anda, data dapat diproses di negara lain sesuai kebutuhan layanan. Kami berupaya menerapkan perlindungan yang wajar.

11. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru akan dipublikasikan di halaman ini dengan tanggal pembaruan.

English

Service Name:
GINCU (internal notes & task workflow)

Operator:
PT Global Intermedia Nusantara

Privacy Contact:
info@gi.co.id

Effective Date:
08 February 2026

1. Overview

GINCU is an internal application for managing notes, tasks, comments, attachments, and work workflows. When enabled, GINCU may send notifications via WhatsApp (WhatsApp Business API). Core data is stored and processed in GINCU systems, not in WhatsApp.

2. Data We Collect

Depending on features used, we may collect and process:

Account identity: name, email/internal ID, department, role.
WhatsApp number: for notifications or bot interaction (if enabled).
Work content: notes, tasks, comments, metadata (title, tags, status, due dates).
Attachments: uploaded files and file metadata.
Technical logs: IP address, user-agent, access timestamps, audit logs (who changed what and when).
WhatsApp messages related to the service: message content you send to the official service number (if any), plus delivery/receipt metadata.

3. How We Use Data

To provide core GINCU features (notes, tasks, workflow, collaboration).
Operational notifications (e.g., task assigned, new comment, deadline reminders).
Security, abuse prevention, and internal accountability/auditing.
Service improvement, troubleshooting, and performance monitoring.

4. Legal Basis

We process data to operate the internal service and support organizational needs. Where required, certain processing may rely on user consent (e.g., enabling WhatsApp notifications).

5. Sharing of Data

We do not sell your personal data. We may share limited data with:

Infrastructure providers: hosting, storage, monitoring—only as needed to run the service.
WhatsApp/Meta (WhatsApp Business API): only data necessary to send/receive messages for notification features.
Authorities: if required by law or valid legal process.

6. Data Retention

We retain data as long as necessary for operational purposes and internal compliance. Audit/security logs may be retained longer for accountability and security needs. Retention rules may vary by organization and can be updated.

7. Security

We use reasonable safeguards such as role-based access control, audit trails, HTTPS in transit, and system hardening practices. However, no system is 100% secure.

8. Your Rights

You may request:

access to certain data and a copy of it,
correction of inaccurate data,
deletion or restriction (subject to audit/compliance needs),
disabling WhatsApp notifications (if available in your organization).

Contact: info@gi.co.id

9. Children

GINCU is intended for internal organizational use and is not directed to children.

10. International Transfers

If infrastructure (hosting, WhatsApp API, or providers) is located outside your country, data may be processed in other countries as required to deliver the service. We aim to apply reasonable protections.

11. Changes

We may update this Privacy Policy from time to time. The latest version will be posted on this page with the updated date.